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Originally Posted by sumka
Dann musst du uns schon ein wenig mehr über dein spezieles problem erzählen, sonnst kann man schlecht helfen
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Stimmt, das wäre wohl von Vorteil, haha. Hab' das in der Pause nur schnell hingeklatscht, weil mich das ganze Vorhaben selbst ein wenig nervt. Es gibt keine genauen Vorgaben - wenn's dann mal einen Plan gibt, kommt wieder irgendetwas dazwischen, was dafür sorgt, dass man es so nicht umsetzen kann.
Es handelt sich um
-Verträge (Bezogen auf jeweils einen Kunden und 1 - 8 Grundstücke)
-Mängelberichte (Bezogen auf den Kunden und ein bestimmtes Grundstück, meist hinterliegt eine Nummer für den Mangel)
Die Mängel unterteilen sich in drei Rubriken (Gas, Wasser, Strom) und in weitere 3 Stufen, leichte, mittlere, schwere Mängel
-Bilder der genauen Mängel der Mängelberichte (Bezogen auf den Mängelbericht)
-Postzeug wie Anschreiben, Einlieferungsbelege, Rückscheine, ... (Bezogen auf den Mängelbericht)
-Beseitigungsnachweise für den jeweiligen Mangel (Bezogen auf den Mängelbericht)
-Vertragsänderungen (Todesfall, Anpassung, Kündigung, Namensänderung, ...) (Bezogen auf den Vertrag, Kunden und das Grundstück/die Grundstücke)
Das dürfte alles sein, wenn mir jetzt nichts entfallen ist.
Leider liegt bei Mängeln nicht immer ein Name des Kunden vor, z.B. bei Wohnungseigentümergesellschaften
Das Ganze ist unterteilt nach Jahren (2012-2016)
Was bei den Verträgen noch für Dateien dazu gehören kann ich leider nicht sagen, da müsste ich mich morgen informieren.
Bisher gibt's halt zwei ziemlich einfache Ordnerstrukturen
-Jahr
--Mängelnummer
---Ganzer Kram, bis auf Verträge
-Verträge
Das wird auf Dauer leider unfassbar unübersichtlich, die Windows Suche ist langsam und außer nach der Mängelnummer gibt es keine Suchbegriffe.
Eine Art automatische Verknüpfung der Mängel mit dem dazugehörigen Vertrag (welcher auch immer einen Kundennamen enthält) wäre super, da man, wenn die Mängelnummer nicht bekannt ist, eben nach dem Kundennamen suchen könnte... aber ich habe ehrlich keinen Plan, wie man das vernünftig umsetzen könnte.
Vielleicht ließe sich - nach einer vernünftigen Struktur - auch eine einfache Excel-Liste erstellen, welche die dort eingetragene Mängelkartennummer
automatisch zum entsprechenden Ordner (der ja dieselbe Nummer trägt) verknüpfen?
Wie man Verträge und die Mängelnummern verknüpfen könnte weiß ich leider nicht.
Alles zusammengehörige einfach in einen Ordner werfen klappt auch nicht, da es Mitarbeiter gibt, die entweder nur auf die Mängel oder eben nur auf die Verträge Zugriff erhalten. Es gibt nur 2 Mitarbeiter, die zur Zeit die Berechtigung für beides haben.
Ich denke das größte Problem ist einfach, dass niemand so recht weiß, wie es werden soll. "Übersichtlich und strukturiert" ist 'ne ziemlich miese Vorgabe. Aber vielleicht hat ja hier jemand 'ne schöne Idee.